یکی از دغدغه‌ها در مراکز پزشکی و دندانپزشکی، مدیریت صحیح پرسنل و ارائه خدمات بهتر به بیماران است. مدیران همواره به دنبال راهکارهای ساده، سریع، مطمئن و در عین حال جامع برای رفع این دغدغه هستند. احتمالا استفاده از سیستم اتوماسیون، یکی از راهکارهایی است که بارها به شما پیشنهاد شده باشد.

اما پرسش‌های بسیاری در ذهن شما به عنوان مدیر مجموعه پزشکی و یا دندانپزشکی شکل می‌گیرد. منظور از اتوماسیون در مطب چیست؟ چرا مطب ها و کلینیک های پزشکی و دندانپزشکی نیاز به اتوماسیون دارند؟ چگونه برخی از مجموعه‌های پزشکی و دندانپزشکی با استفاده از این ابزار توانسته اند خدمات بهتری به بیماران خود ارائه داده و فعالیت خود را گسترش دهند؟

در ادامه این مطلب به ارائه پاسخ‌های جامع به سوالات مطرح شده خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

اتوماسیون مطب پزشکی چیست؟

به طور کلی، منظور از اتوماسیون مطب، استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای راحت‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر شدن وظایف صورت گرفته توسط پزشک و پرسنل است. با راه‌اندازی اتوماسیون می‌توان تمامی مکاتبات، تولید و تکمیل پرونده‌ها، مستند سازی‌ها و دیگر کارهای دفتری را با کیفیت، سرعت عمل و دقت بسیار بالاتری انجام داد. برای راه‌اندازی اتوماسیون در مطب‌ها و مراکز درمانی می‌توان از چندین فاکتور بسیار مهم استفاده کرد که به صورت قابل توجهی در افزایش سرعت و بازدهی موثر است.

چرا بسیاری از پزشکان اتوماسیون را انتخاب می‌کنند؟

امروزه با افزایش رقابت در حوزه پزشکی، تمامی پزشکان به کیفیت خدمات ارائه شده در مطب خود اهمیت بسیار زیادی می‌دهند. زیرا رضایت بیماران مراجعه کننده به مطب، اولین اصل برای رسیدن به موفقیت بیشتر است.

در یک مطب دارای سیستم اتوماسیون، ضمن اینکه به آسایش و راحتی پزشک اهمیت ویژه‌ای داده شده است، به مبحث مدیریت مصرف انرژی، صرفه جویی در زمان و آسایش بیماران نیز توجه ویژه‌ای می‌شود. می‌توان گفت تمامی این موارد از مهم‌ترین دغدغه‌های هر پزشکی بوده، تاثیر بسیار شگرفی بر روی آینده شغلی آن‌ها گذاشته و فعالیت در مطب را هزاران بار برایشان ساده‌تر می‌کند. همچنین نوآوری در جهت مثبت برای انجام امور مربوط به مراجعه کنندگان باعث می‌شود تا یک پزشک یا تیم درمانی همیشه به عنوان اولین انتخاب جامعه هدف که بیماران هستند قرار بگیرند.

مشکلات و ضعف‌های مدیریت مطب به روش سنتی

سالیان بسیار زیادی است که پزشکان به پیش بردن امور مطب خود به صورت سنتی عادت کرده‌اند. استفاده از پرونده‌های کاغذی، سیستم‌های نوبت‌دهی دفتری، استفاده از نیروی انسانی برای انجام امور محاسبات، وقت‌گیر بودن بسیاری از امور مانند تغییر نوبت‌ها، عدم جمع آوری اطلاعات کامل از بیماران و.... از مهم‌ترین ضعف‌هایی هستند که در سیستم سنتی مدیریت مطب مشاهده می‌شوند. نیازی به اشاره این موضوع نیست که تمامی این روش‌ها با درصدی خطا همراه بوده و باعث صرف زمان و انرژی بیش از اندازه‌ می‌شود.

با توجه به تمامی این موارد به راحتی می‌توان به این نتیجه رسید که سیستم سنتی مدیریت مطب‌ها و کلینیک‌های پزشکی، دیگر راه مناسبی برای مدیریت امور مطب نیستند. پرونده‌های کاغذی، نوبت‌دهی سنتی، نبود سیستم مدیریت پرونده‌ای و اسنادی درست، عدم وجود راه ارتباطی درست با بیماران و... همگی از مواردی هستند که می‌توانند یک مجموعه پزشکی را از پیشرفت دور نگه دارند.

مواردی که تا کنون ذکر شد، از دلایلی است که چرا پزشکانی که همواره در حال بالا بردن سطح کار خود هستند، از سیستم اتوماسیون برای مطب خود استفاده می‌کنند و اینکه چگونه این اتوماسیون توانسته به پیشرفت کاری آن‌ها کمک بسیاری کند.

اتوماسیون مطب چه مزایایی برای یک مطب پزشکی دارد؟

از مزیت‌های اتوماسیون مطب و کلینیک‌های پزشکی و دندانپزشکی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در دسترس بودن تمامی اطلاعات
• حذف تمامی پرونده‌ها و مدارک جاگیر کاغذی
• به صفر رساندن امکان از بین رفتن اطلاعات با استفاده از حافظه‌های ابری
• حفاظت از محرمانگی اطلاعات بیماران
• امکان برنامه ریزی دقیق و درست نوبت‌ها
• سادگی در حسابرسی امور مالی
• صرفه جویی بسیار زیاد در وقت
• امکان دریافت گزارشات دقیق و بدون ایراد در هر زمان
• امکان یاد آوری زمان نوبت‌ها به بیماران به راحت‌ترین شکل ممکن
• مدیریت تمامی پرسنل
• قابلیت اتصال تجهیزات پزشکی مانند تجهیزات تصویربرداری به سیستم و انتقال و ذخیره سازی مستقیم تصاویر
• مدیریت انبارداری بسیار ساده
• به حداقل رساندن تمامی اشتباهات
• عدم انتقال آلودگی و میکروب از یک بخش به بخش دیگر توسط پرونده‌های دستی

بهترین راه‌کار برای ایجاد یک اتوماسیون عالی و کارآمد چیست؟

نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک های پزشکی، با در اختیار قرار دادن تمامی امکانات مورد نیاز یک پزشک اعم از سیستم مدیریت پرونده، سیستم نوبت دهی، حضور و غیاب، مدیریت پرسنل، مدیریت انبار، مدیریت مالی و... قادر خواهند بود تا یک اتوماسیون کامل را برای یک مطب پزشکی ایجاد کنند. بنابراین انتخاب یک نرم‌افزار مناسب به تنهایی کافی‌ است تا پزشک بتواند تمامی امکانات مورد نیاز خود را در یک مرحله دریافت کند.

نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک به عنوان یکی از جامع‌ترین نرم‌افزارهای موجود در کشور، امکان این را دارد تا تمامی امکاناتی که پزشک برای اجرای اتوماسیون مطب خود به آن احتیاج دارد را برای وی مهیا سازد. با استفاده از این نرم‌افزار، پزشک دیگر هیچ نیازی به استفاده از سیستم سنتی نخواهد داشت و همه امور اعم از نوبت دهی، ثبت و مدیریت پرونده، امور مالی و حتی تکمیل پرونده بیماران به صورت اتوماتیک انجام خواهد شد.

از جمله مهم‌ترین مزایایی که این نرم‌افزار در اختیار پزشک قرار می‌دهد می‌توان موارد زیر را نام برد:

• مدیریت کامل پرونده‌های بیمار: مدیریت پرونده الکترونیک بیمار با ثبت مشخصات شناسنامه‌ای و سوابق درمانی، ثبت گزارشات درمانی پزشکان و درمان‌های صورت گرفته بر روی بیمار، ثبت آزمایشات، استفاده از نمودارهای پزشکی، مشاهده وضعیت هزینه‌های درمان و...
• مدیریت فایل‌ها و تصاویر درمان: در نرم‌افزار مدیریت مطب ژنیک پزشک می‌تواند تمامی فایل‌های مربوط به بیمار اعم از تصاویر، اسناد، فیلم‌ها و... را در پرونده بیمار بارگذاری کند. این تصاویر می‌توانند با استفاده از وب کم، RVG، اسکنر، سی‌دی و... دریافت شده و در پرونده بیمار ذخیره شوند. امکان تگ گذاری و قابلیت جست‌وجو میان تصاویر با استفاده از تگ روی عکس‌ها و همچنین قابلیت ویرایش تصاویر نیز از جمله امکانات بی‌نظیر این نرم‌افزار در مقابل سایر سیستم‌های مشابه هستند. هم‌چنین ژنیک تنها نرم‌افزار مدیریت مطب در ایران است که فرمت DICOM تصاویر پزشکی را مستقیما پشتیبانی می‌کند.
• سیستم ثبت درمان در پرونده سلامت الکترونیک: ثبت درمان در نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک به چهار صورت مطالب پیش فرض، دستخط با استفاده از قلم دیجیتال، تایپی و فایل صوتی امکان پذیر است.
• نوبت دهی بسیار پیشرفته: نرم‌افزار مدیریت مطب قابلیت این را دارد تا یک برنامه کامل از ساعات کاری پزشک و ساعت‌های خالی و پر شده برای ویزیت یا درمان را به منشی ارائه دهد. به این وسیله، تمامی نوبت‌ها به بهترین شکل ممکن ساماندهی شده و اشتباهات برنامه ریزی به حداقل می‌رسد. استفاده از این سیستم نوبت‌دهی می‌تواند در افزایش ساعت مفید حضور پزشک و پرسنل در مطب بسیار مفید واقع شود.
• امکان یادآوری نوبت به بیماران: یادآوری نوبت‌های ثبت شده به بیماران، برای کاهش زمان تلف شده در مطب و جلوگیری از جابه‌جا کردن پی‌درپی نوبت‌ها امری بسیار ضروری و البته زمان‌بر است. نرم‌افزار ژنیک این قابلیت را دارد تا با استفاده از سامانه‌های پیامکی، نوبت‌های رزرو شده را به صورت اتوماتیک به بیماران یادآوری کند. به این صورت یک مسئولیت بسیار مهم و وقت‌گیر، از وظایف منشی کم شده و دردسر انجام این کار به طور محسوسی کاهش می‌یابد.
• انجام امور حسابداری: با اتوماسیون کردن امور حسابداری، می‌توان گفت احتمال بروز خطا در محاسبات و گزارشات مالی به صفر خواهد رسید. همچنین دیگر به هیچ هزینه، زمان و یا پرسنل اضافه برای انجام این فرایند نیاز نخواهد بود. با انجام اتوماسیون پزشک قادر خواهد بود تا انواع گزارشات مالی را به سادگی، سرعت و با توجه به فیلترهای مورد نیاز خود دریافت کند.
• تهیه گزارشات عملکرد مطب: همانند عملیات حسابداری، گزارش گیری‌های هفتگی، ماهانه و سالانه از جمله موارد بسیار حائز اهمیتی است که انجام آن نیازمند صرف وقت و دقت بسیار بالا است. خوشبختانه نرم‌افزار ژنیک، از جمله معدود نرم‌افزارهایی است که قادر است تا گزارش گیری را در بازه زمانی و دسته‌های مورد نظر در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام و بدون هیچ ایرادی به پزشک تحویل دهند. بدیهی است که در سیستم‌های سنتی، امکان دریافت گزارشات دقیق و آمارهایی با اطلاعات خاص در بازه‌های زمانی متفاوت کاری تقریبا غیرممکن است.
• امکان دریافت بازخورد از بیماران پس از ویزیت: ثبت بازخوردها می‌تواند برای یک مجموعه پزشکی امری بسیار حیاتی باشد. زیرا در صورت نارضایتی بیمار و عدم رسیدگی به آن، موجی از تبلیغات و نظرات منفی برای مجموعه ایجاد می‌شود که می‌تواند باعث کم شدن تعداد مراجعه کنندگان و انتقال بیمار به پزشکان دیگر شود. اما نرم‌افزار میدیریت مطب می‌تواند فرایند گزارش گیری را به صورت پیامکی و با ارسال پرسشنامه به راحتی انجام داده و پزشک را از نتایج آن مطلع کند. به این ترتیب شناخت نکات قوت و ضعف برای مجموعه فراهم شده و می‌توان در جهت بهبود عملکرد مطب، تغییرات مثبتی ایجاد کرد.
• سیستم انبارداری پیشرفته: ثبت دقیق تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها، امکان اعلام کمبود و اتمام هر کالا در نرم افزار مدیریت مطب و کلینک ژنیک وجود دارد. ثبت خرید، ثبت مصرف، امکان دریافت لیست خرید و لیست موجودی در هر لحظه توسط کاربران وجود دارد که باعث ساماندهی سیستم انبارداری در مطب‌ها شده و از نگرانی پزشک و دستیارش در رابطه با اتمام ناگهانی تجهیزات مصرفی می‌کاهد. همچنین هشدار به پایان رسیدن تاریخ انقضا کالاهای موجود در انبار، این امکان را به پزشک می‌دهد بتواند تا حد ممکن از هدر رفتن تجهیزات خود جلوگیری و از این طریق از ایجاد ضررهای مالی جلوگیری کند.
• سامانه‌ پیامکی پیشرفته: سامانه‌ پیامکی این نرم‌افزار بسیار قدرتمند بوده و می‌تواند بر اساس فیلتر‌های متفاوت بیماران را دسته بندی و برطبق این دسته بندی‌ها، پیامک‌های مربوط را ارسال کند. از سامانه‌ی پیامکی می‌توان جهت یاد آوری نوبت، یاد آوری پرداخت اقساط، اطلاع رسانی ثبت پرونده به بیماران، ارسال تبریک مناسبت‌های مختلف به افراد خاص، اطلاع رسانی بسته بودن مرکز و بسیاری موارد دیگر استفاده کرد. سیستم یادآور موجود در صفحه‌ی اصلی نرم‌افزار نیز پزشکان و دستیاران را از تمامی اطلاع رسانی‌های روز که می‌تواند از طریق سامانه‌ی پیامکی انجام شود، مطلع می‌سازد.
• استفاده از پیامک خودکار پس از درمان: یکی از خاص‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک، امکان استفاده بیماران از پیامک‌های خودکار پس از درمان است. با استفاده از این قابلیت، بیماران می‌توانند پس از درمان خود، تمامی اطلاعات مهم و مراقبت‌های لازم‌ را در بازه‌های زمانی متفاوت(برای مثال بلافاصله پس از درمان، ساعاتی پس از درمان، دو روز پس از درمان و...) به صورت پیامکی دریافت کنند. همچنین این ویژگی بسیار خاص نرم‌افزار ژنیک امکان ایجاد پیامک‌های متناسب با هر درمان را به صورت جداگانه فراهم کرده است. به این صورت سیستم اتوماسیون به صورت کاملا خودکار و بدون ایجاد هیچگونه زحمتی برای منشی و پزشک، پیامک‌های مراقبتی را در زمان‌های مورد نیاز برای بیماران ارسال می‌کند.
• امکان راه‌اندازی باشگاه مشتریان: امروزه باشگاه‌های مشتریان به یکی از اصلی‌ترین رکن‌های جذب مشتری تبدیل شده‌اند. مهم‌ترین اهداف ایجاد و راه‌اندازی این باشگاه‌ها، حفظ مشتریان فعلی و افزایش تعداد مشتریان یک مجموعه است. باشگاه‌های مشتریان طراحی شده توسط گروه ژنیک، به صورت اختصاصی و با توجه به مشخصات و قابلیت‌های مورد نظر پزشک سناریو نویسی شده و وارد سیستم اتوماسیون مطب می‌شوند. این باشگاه‌ها به عنوان یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان قادر خواهند بود تا بیماران را به صورت کاملا هوشمند و هدفمند دسته‌بندی کرده و بر این اساس مزایای خاصی(مانند تخفیفات، اعتبارات و...) را برای ایشان در نطر بگیرد. لازم به ذکر است که تمامی فرایندهای باشگاه مشتریان ژنیک به صورت خودکار اجرا شده و برای مدیریت آن نیازی به هیچگونه عملیات دستی توسط پزشک یا منشی نخواهد بود. در صورتی که پزشک تمایل به ارائه کارت هوشمند برای باشگاه خود داشته باشد، می‌تواند این مزیت را نیز برای بیماران در نظر بگیرد. لازم به ذکر است که کارت باشگاه مشتریان قابل انتقال به غیر بوده و بیمار می‌تواند کارت خود را به فرد دیگری اعتا کند. فرد مراجعه‌کننده به پزشک می‌تواند با در دست داشتن این کارت، از تمامی تخفیفات و اعتبارات آن استفاده کند. این قابلیت به تنهایی می‌تواند سبب جذب مشتریان جدید به مطب شود.

نحوه راه‌اندازی آسان اتوماسیون مطب

با توجه به تمامی قابلیت‌هایی که برای یک سیستم اتوماسیون پیشرفته و کارامد برای مطب ذکر شد، ارائه و راه‌اندازی چنین اتوماسیونی نیازمند یک تیم بسیار حرفه‌ای است تا به تمامی انتظارات پزشک به سرعت و صورت کامل رسیدگی شود. خوشبختانه گروه فناوری اطلاعات ژنیک توانسته است با به کار گیری یک تیم حرفه‌ای، تمامی امور اعم از مشاوره، نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی را برای پزشکان به بهترین شکل ممکن انجام دهد. همچنین امکان نصب آزمایشی نرم‌افزار به صورت رایگان نیز برای تمامی علاقمندان وجود دارد. به این ترتیب پزشکان محترم قادر خواهند بود تا ابتدا محیط نرم‌افزار را مشاهده کرده و از کارایی و کیفیت سیستم اتوماسیون مطب خود اطمینان لازم را حاصل کنند.

تیم پشتیبانی ژنیک نیز از روز نصب همراه همیشگی شما بوده و در صورت بروز هرگونه مشکل یا سوالی در همان لحظه و به صورت آنلاین به مشکلات شما رسیدگی خواهد کرد.

اهمیت به روز بودن سیستم‌های اتوماسیون و نرم افزار مدیریت مطب

با پیشرفت سیستم‌های اتوماسیون، اضافه شدن قابلیت‌های جدید و برای رفع برخی از مشکلات، لازم است تا اتوماسیون مطب به صورت مداوم به روز رسانی شود. خوشبختانه نرم‌افزار ژنیک مرتبا در حال آپدیت و ایجاد تغییرات در راستای بهبود رابط کاربری و افزایش کیفیت خدمات ارائه شونده به پزشکان محترم است. همچنین تمامی به روز رسانی‌های نرم‌افزار ژنیک به صورت اتوماتیک و تنها با اتصال سیستم به اینترنت، دریافت و نصب خواهند شد. به این ترتیب هیچگونه زحمتی برای به روز رسانی سیستم‌ها بر دوش پزشک و یا تیم مطب نخواهد بود.

لازم به ذکر است که بسیاری از قابلیت‌هایی که در مقاله بالا به آن اشاره شد(مانند پشتیبانی از تصاویر DICOM، اتصال مستقیم نرم‌افزار به تجهیزات تصویربرداری، ارسال پیامک‌های خودکار بعد از درمان و...) به صورت منحصر به فرد توسط تیم ژنیک برنامه نویسی و طراحی شده و هیچ نمونه مشابهی در ایران ندارند.

در صورتی که تمایل دارید از امکانات بی‌نظیر این نرم‌افزار برای مدیریت مجموعه پزشکی خود استفاده کنید، می‌توانید با مراجعه به وبسایت گروه فناوری اطلاعات ژنیک، علاوه بر اطلاع از آخرین اخبار و به روز رسانی‌های نرم‌افزار، جهت مشاوره و نصب اتوماسیون بر روی سیستم‌های خود با تیم فروش و پشتیبانی ژنیک در تماس باشید.